En estos días de aislamiento, las reuniones virtuales son más necesarias que nunca. Cuando nos reunimos online con nuestro equipo, nuestro manager, con un cliente o un proveedor, el entorno se convierte en parte de nuestra marca corporativa y personal y debemos cuidar cualquier aspecto, desde el técnico hasta el estético.

Antes de la reunión:

1. Trabaja desde una habitación tranquila con un fondo neutro.

Parece obvio pero tienes que asegurarte de que en ese espacio solo estarás tú y que, si vives con más gente, todos sepan que durante determinadas horas nadie puede entrar. Si el espacio tiene alfombra, mejor que mejor para evitar el eco, ¡los problemas con el audio en una reunión son terroríficos!

2. Busca la herramienta que mejor se adapte a tus reuniones.

Cada vez hay más herramientas para hacer videoconferencias de forma ágil, incluso algunas no requieren instalación y con tan solo un enlace podrás conectarte con quien quieras. Algunas tienen versión gratuita o de pago con funcionalidades extra. Busca y prueba la que mejor te convenga según tus necesidades y ten en cuenta la usabilidad para ti y para las personas con las que tendrás que conectarte. Estas son algunas de las más populares:

Whereby

Zoom

Webex

Skype

Google Hangouts / Google Meet

3. Configuración técnica.

Comprueba la cámara y el audio desde el programa desde el que vayas a realizar la videollamada.  Te recomendamos que utilices auriculares con micrófono para que escuches y te escuchen bien.

4. Planifica.

Como en una reunión presencial, es importante tener un plan de antemano para que todos los asistentes conozcan qué se va a tratar:

> Envía una invitación al calendario

> Comparte los objetivos de la reunión con los asistentes

Durante la reunión:

5. Crea vínculos.

Si son dos personas y es la primera vez que hablan: preséntate; si ya se conocen: mantén una breve conversación para interesarte cómo está tu interlocutor antes de entrar en materia

6. Mira a cámara.

En la medida de lo posible, la cámara debe estar habilitada. Que tus interlocutores te puedan ver es básico para transmitir confianza y profesionalidad. Además, es muy importante para ver expresiones faciales y saber por dónde llevar la reunión.

7. Dale a cada persona la oportunidad de hablar.

Aunque no te salgas del tema, estructura la reunión de tal forma que haya margen de interacción para hacer preguntas, proporcionar información, compartir su opinión, etc.

Ahora que el teletrabajo es una necesidad y a media que las organizaciones comprueben su efectividad, una gran parte de la fuerza laboral pasará a ser remota durante los próximos años. No importa en qué sector trabajes o el tamaño de tu organización, las reuniones nos permiten agilizar nuestra actividad, ahorrarnos desplazamientos y gastos innecesarios manteniendo el contacto humano. Hoy en día, además, nos ayudarán a cuidar nuestra salud y la de los demás.

Fuente.

https://www.hrider.net/cms/blog/6603/1/como-hacer-reuniones-virtuales-con-exito.html

https://avantideas.com/claves-para-organizar-reuniones-virtuales/