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8 frases que te servirán para atender a un cliente efectivamente
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¿Cómo mejorar la comunicación con el cliente? Transmitir información de manera concisa y amigable dará mejores resultados que cualquier otra cosa. Nada ofrece una comunicación tan agradable como la comunicación constante.
Dar un excelente servicio, también implica tener al alcance frases para atender a un cliente y brindarles la seguridad que están buscando
Después de todo, proporcionar un gran servicio al cliente significa saber exactamente qué decir y la mejor manera de decirlo.
Sabemos que la mayoría de las conversaciones de soporte al cliente son bastante comunes: “Tengo un problema” y “Déjame arreglarte ese problema”.
En estos casos, una buena experiencia se vuelve grande gracias a la amabilidad de la experiencia que recibe el usuario.
Exploremos algunas frases para atender a un cliente que se pueden utilizar para mejorar casi todas las interacciones de soporte. Pero antes, conoce cuál es la diferencia entre atención al cliente y éxito del cliente.
8 frases para atender a un cliente de manera correcta
Ten en cuenta que estas frases son solo una guía, y que cada cliente es diferente y tiene distintas necesidades, así que asegúrate de incluir también un toque personal.
1. “¡Estoy feliz de poder ayudarle!“
Busca dejar al cliente siempre satisfecho. Si vas a mandarle un correo electrónico, puedes cerrarlo con frases como: “Hazme saber si hay algo más que pueda hacer por ti. Estoy feliz de ayudar”. Esa es una manera de decir que sería un placer ayudar con cualquier preocupación que pueda haber surgido, o responder a cualquier pregunta que ellos sientan que es “tonta”. No hay preguntas tontas de apoyo.
Evita terminar tus conversaciones de manera brusca, esto solo provocará que el cliente sienta que lo estás apresurando.
2. “Me encantaría poder ayudarle…“
Llega un momento en que la única respuesta es “no”. Algunas peticiones simplemente no son factibles.
Pero imagina responder a una petición genuinamente entusiasta con un rotundo “no”. Así que mantente firme pero amable haciéndoles saber que te gustaría ayudar, pero no es posible en esta situación.
Al usar frases para atender a un cliente nunca es divertido decir, “No podemos hacer eso”, pero así como tienes que decir “no” a ciertas solicitudes. Pero al menos puedes hacerlo bien.
3. “¡Buena pregunta, lo averiguaré por ti!”
No saber la respuesta a una pregunta es un escenario difícil para cualquiera, especialmente si eres nuevo.
Hay frases para atender a un cliente que no debes decir, por ejemplo: : “¡Lo siento mucho, soy nuevo!” o “¡Lo siento, nunca me habían preguntado eso antes!”
En su lugar, concéntrate en lo que harás para obtener la respuesta: “Gran pregunta, déjame revisar nuestra documentación para que pueda obtener la respuesta por ti.”
Siempre pon el foco en lo que se hará por el cliente en lugar de lo que ha sucedido, eso es actuar de manera inteligente.
No trates de adivinar la respuesta que le vas a dar al cliente. Simplemente di que vas a encontrar la respuesta exacta que necesitan, y haz exactamente eso.
4. “Encantado de conocerte.”
El uso de un tono de voz amigable contribuye en gran medida a crear un compromiso real con el cliente.
Usa frases para atender a un cliente que creen empatía, sé amable. Permanecer en silencio y brindar respuestas bruscas pueden dañar la relación.
Será de gran ayuda mostrar que hay gente competente, amistosa y apasionada sentada al otro lado.
5. “¡Gracias por el aviso!”
Las personas que ofrecen un informe detallado de un error que han encontrado son los héroes anónimos del control de calidad de tu producto. La mayoría de los clientes no hablan, así que debes apreciar a los que lo hacen.
Hicieron todo lo posible para ayudarte, y lo que la mayoría de la gente está buscando a cambio es un pequeño reconocimiento por su esfuerzo. Demuéstrales que te preocupas.
Cualquier tipo de agradecimiento al cliente será escuchado y apreciado.
6. “Entiendo completamente por qué querrías esto.”
La mayoría de los clientes pueden nombrar al menos una cosa “faltante” que mejoraría su experiencia con tu producto, pero no siempre puedes acceder a cada solicitud que exprese.
Tienes que decir “no”. Pero al menos puedes sentir empatía y reconocer a la gente que usa tu producto de muchas maneras diferentes. Tendrán demandas “complejas” con las que quizás no puedas relacionarte, pero al menos deberías tratar de entender de dónde vienen.
La empatía siempre hace que escuchar el “no” sea un poco menos doloroso. Y muestra a los clientes que entiendes lo que están tratando de conseguir, y quizá más adelante puedas construir algo que resuelva su problema de una manera en la que ellos no habían pensado.
7. “Me encantaría entender más sobre esto…”
Esta es otra de las frases claves para atender a un cliente. Un representante de atención al cliente siempre está entre responder a las preguntas, responder a tiempo y determinar la causa (si existe una) que ocasionó el problema. Al cliente sólo le importan las dos primeras.
Pero tienes que identificar las causas de fondo si quieres sacarle provecho a la retroalimentación del cliente.
Por eso, pedir “entender más” la situación de un cliente es un buen comienzo. Les estás haciendo saber que los escuchas, y que son libres de compartir más de sus frustraciones o aspiraciones de tu producto.
8. “He enviado la información a nuestro equipo“
Incluso si tu cliente te ha pedido una característica o un cambio que no puedes darle, escuchar su petición de manera efectiva puede crear una experiencia de servicio al cliente poderosa.
Compartir retroalimentación con una compañía a veces puede ser como gritar al vacío. Asegurarle a un cliente que tomaste nota de su comentario y se lo ha transmitido al aea correspondiente les ayuda a sentirse escuchados y apreciados.
Si sabes que nunca se hará ese cambio, se franco con tu cliente y dale mejor una opción alternativa.
Las frases para atender a un cliente que hemos compartido no son palabras mágicas que funcionan automáticamente. La comunicación es un arte. Perfeccionarla hasta el límite es una ciencia. Estas frases de servicio al cliente te ayudarán en gran medida a mejorar la atención brindada.
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