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10 tips que sí te servirán para administrar mejor tu tiempo
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Las probabilidades de que, en algún punto de tu vida, hayas tomado una clase para administrar tu tiempo son altas, o que por lo menos lo hayas leído en libros o hayas intentado utilizar alguna agenda, ya sea física o digital, para priorizar tu día. Y entonces te preguntas, “¿Por qué, con todo este conocimiento y herramientas, sigo sintiendo que no me alcanza el tiempo para hacer todo lo que tengo y quiero hacer?”
La respuesta es simple. Antes de que quieras empezar a administrar tu tiempo, primero debes aprender qué es el tiempo. Un diccionario lo define como “el punto o periodo en el que ocurren las cosas”, es decir, el tiempo es cuando algo pasa.
Hay dos tipos de tiempo: el tiempo del reloj, y el tiempo real. En el tiempo del reloj, tenemos 60 segundos en un minuto, 60 minutos en una hora, 24 horas en un día y 365 días en un año. Todo el tiempo pasa igual. Cuando alguien cumple 50, tiene exactamente 50 años de vida, no más, no menos.
En el tiempo real, todo el tiempo es relativo. El tiempo se pasa volando o se hace eterno dependiendo lo que estás haciendo. Dos horas esperando una llamada pueden sentirse como 12 años, mientras que un niño de 12 años parece haber crecido en dos horas.
¿Qué tipo de tiempo describe el mundo en el que realmente vives?
La razón por la que los aparatos y sistemas de manejo del tiempo no funcionan es porque están diseñados a administrar el tiempo del reloj. Y éste es irrelevante. No vives, es más, ni siquiera tienes acceso, al tiempo del reloj. Vives en el tiempo real, un mundo en el que el tiempo vuela cuando te estás divirtiendo o que se hace eterno cuando estás esperando.
La buena noticia es que el control del tiempo también es mental, existe únicamente en tu cabeza. Y tú lo creas, así que cualquier cosa que puedes crear, la puedes administrar. Es momento de deshacerte del auto sabotaje o de las limitaciones que has creado alrededor de “no tener suficiente tiempo” para iniciar un negocio o para manejar correctamente el que ya tienes.
Hay 3 formas de pasar el tiempo: pensando, hablando y haciendo (pensamientos, conversaciones y acciones). Independientemente del tipo de negocio que tengas, tus acciones pasan por alguna de esas tres cosas.
Lo común es que te interrumpan frecuentemente o que te jalen en diferentes direcciones. Y aunque no puedes eliminar las interrupciones, sí puedes decidir cuánto tiempo les inviertes y cuánto invertirás en los pensamientos, conversaciones y acciones que te llevarán al éxito.
1. Durante una semana, registra tu tiempo
Utiliza un calendario para llevar un registro del tiempo que inviertes en conversaciones, proyectos y actividades (de trabajo y personales). Esto te ayudará a entender cuántas cosas puedes hacer durante el día y a dónde se están yendo tus momentos más valiosos. Verás cuánto tiempo inviertes realmente en producir resultados y cuánto tiempo gastas en pensamientos, conversaciones y acciones no productivas.
2. Agenda citas contigo mismo
Cualquier actividad o conversación que sea importante para tu éxito debería tener un tiempo asignado. Las listas de pendientes se alargan al punto de ser imposibles. Agenda citas contigo mismo y crea tambíen espacios de tiempo para pensamientos, conversaciones y acciones de alta prioridad. Agenda la hora a la que deben empezar y terminar, y ten la disciplina para vivirlas como las agendaste.
3. Comprométete con los pensamientos, conversaciones y actividades
Planea pasar, por lo menos, 50 por ciento de tu tiempo comprometido con los pensamientos, actividades y conversaciones que haz planeado y que te den mejores resultados.
4. Agenda tiempo para interrupciones
Planea tener un tiempo para que te interrumpan de lo que estás haciendo. Por ejemplo, puedes tomar el concepto de un ejecutivo teniendo “horas de oficina”, porque al final, éstas son una forma diplomática de decir “interrupciones planeadas”.
5. Dedica los primeros 30 minutos del día a planearlo
Toma los primeros 30 minutos de cada día para planearlo. No empieces el día hasta que hayas terminado la planeación de tu tiempo. El momento más importante del día es el que te das para planearlo.
6. Decide qué resultado estás buscando
Antes de cada tarea, date unos minutos para definir lo que quieres de la misma. Esto te ayudará a saber cómo se ve lo que deseas antes de empezar. Tómate también cinco minutos después de cada actividad para decidir si obtuviste los resultados que buscabas y si no, pregúntate qué te hizo falta. ¿Cómo puedes cambiar el resultado de la siguiente actividad?
7. Hazle saber al mundo que estás ocupado
Pon un letrero de “No molestar” en tu puerta, o un mensaje en tu correo electrónico o pon tu celular en modo avión cuando estás ocupado y tengas que terminar las cosas.
8. No le des tu atención a la gente de manera inmediata
Practica el hábito de no contestar el celular a toda llamada sólo porque está sonando y de no responder a los correos sólo porque aparecieron en tu bandeja. Desconéctate de las mensajerías instantáneas y no le des a la gente tu atención inmediata a menos que sea necesario para tu trabajo. Mejor agenda un tiempo para responder correos y regresar llamadas.
9. Bloquea el resto de las distracciones
Bloquea toda actividad que consuma tu tiempo sin sentido y que no la hayas planeado previamente, incluso los descansos, distracciones pueden ser planificadas y agendadas con anticipación.
10. Ten objetivos realistas
Por lo que el esfuerzo por organizar de mejor forma tu tiempo vale la pena, incluso internamente hará sentir que eres mejor, que progresas en el manejo de tu vida, que eres capaz de avanzar hacia mejores pasos porque puedes hacer de tu tiempo algo productivo.
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